อุตสาหกรรมบริการทางการแพทย์นั้นพบเจอกับปัญหาใหญ่ในปี 2020 หลักๆเลยก็คือการต่อสู้กับ COVID-19 อุตสาหกรรมนี้มีแต่ผู้เชี่ยวชาญที่มีความอดทนสูง มีความเห็นอกเห็นใจ การทำงานที่ต่อเนื่องเป็นเวลานาน และการมองโลกในแง่ดี จากที่พวกเขาทำงานเพื่อที่จะช่วยเหลือผู้คน พนักงานในอุตสาหกรรมนี้ควรจะได้รับเครื่องทุ่นแรงที่จะทำให้การทำงานและการช่วยชีวิตผู้คนนั้นง่ายขึ้น หนึ่งในสิ่งเล็กๆน้อยๆที่ Minitab สามารถทำเพื่อที่จะช่วยพวกเขาได้คือ Value Stream Map
ถามว่า Value Stream Map คืออะไร?
Value Stream Map หรือ (VSM) ก็คือเครื่องมือที่จะช่วยให้เห็นภาพทุกๆขั้นตอนและทุกๆกิจกรรมที่จะต้องทำเพื่อที่จะทำกระบวนการนั้นโดยเริ่มจากศูนย์จนเสร็จสิ้นกระบวนการ
จากตอนแรกที่ถูกสร้างขึ้นมาเป็นเทคนิคการผลิตแบบ Lean โดยเป้าหมายของ VSM นั้นไม่ใช่แค่ช่วยให้ผู้สร้างนั้นเห็นภาพรวม แต่ช่วยวางแผนและทำให้เข้าใจการไหลของวัตถุดิบและข้อมูล ข้อมูลเหล่านี้สามารถถูกนำไปใช้เพื่อที่จะระบุข้อควรปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการ เช่น ลดความสูญเปล่าและเพิ่มความเร็วในการผลิต
ถ้าหากว่าเจาะจงแค่อุตสาหกรรมบริการทางการแพทย์ มันจะมีโอกาสหลากหลายที่เต็มไปด้วยข้อมูลที่สามารถนำ VSM เข้ามาช่วยได้ เช่น การเพิ่มคะแนนประเมินผู้รับบริการของระบบและผู้ให้บริการดูแลสุขภาพ HCAHPS (Hospital Consumer Assessment of Healthcare Providers and Systems), ลดเวลารอของคนไข้, การบริหารคลังวัตถุดิบในภาพรวมให้มีประสิทธิภาพสูงสุดจากความต้องการวัสดุสิ้นเปลืองที่เพิ่มสูงขึ้นจากแต่ละกิจกรรม เช่น หน้ากาก N95 หรือกระเป๋า IV (บรรจุของเหลวและยา)
การสร้าง Value Stream Map (VSM) สามารถช่วยเหลือระบบการดูแลสุขภาพได้จริงหรือไม่?
ทำได้แน่นอน! หนึ่งในการใช้งานของ VSM ในระบบบริการทางการแพทย์คือการทำแผนผังกระบวนการรักษาของคนไข้ และใช้ประโยชน์จากส่วนนั้นมาเพื่อเพิ่มการให้บริการและลดความล่าช้า
เมื่อใดก็ตามที่คุณจะวางแผนระบบหรือกระบวนการ หนึ่งในสิ่งที่จะต้องให้ความสนใจและต้องให้แม่นยำที่สุดคือ การมีข้อมูลที่เกี่ยวกับการไหลและเวลาที่คนไข้ใช้ระหว่างแต่ละขั้นตอนสำคัญที่เชื่อถือได้และมีคุณภาพ เวลาที่ป้อนในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการต้องแม่นยำและการสื่อสารระหว่างทีมต่างๆ(cross-functional teams)เป็นสิ่งที่สำคัญมากเพื่อให้ได้มาซึ่งภาพรวมกระบวนการที่ใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
การที่จะเริ่มสร้างแผนผังกระบวนการรักษาของคนไข้ เราจะต้องมีแผนผังสภาพปัจจุบัน (Current State) ก่อนเพื่อที่จะเป็นพื้นฐานเริ่มต้น(baseline)ในการหาสิ่งที่ควรจะปรับปรุง หนึ่งในวิธีการที่จะสร้าง Value Steam Map ที่ง่ายที่สุดคือการใช้โปรแกรม Minitab Workspace หรือ Minitab Engage (ไม่แน่ใจว่าอันไหนเหมาะสมกับคุณที่สุด คุยกับ Minitab)
ทำตามและสร้าง Value Stream Map ของคุณได้เอง :
ในตัวอย่างนี้ ขั้นตอนแรก คนไข้นั้นพบแพทย์ทั่วไป (ที่มีตัวย่อ GP) ขั้นตอนนี้จะถูกแสดงเป็นกระบวนการในรูปทรงกล่องสี่เหลี่ยมใน Value Stream Map เวลาทั้งหมดที่คนไข้ใช้ในขั้นตอนนี้เรียกว่า Cycle Time และจะแยกออกมาเป็น Value-Added (VA) หรือ Non Value-Added (NVA) ข้างใต้กล่อง ซึ่ง VA คือเวลาที่คนไข้ยินดีที่จะจ่ายเงินให้ อาทิเช่น 20 นาทีที่ได้พบและปรึกษาแพทย์ ในขณะที่ NVA นั้นคือเวลาที่คนไข้ไม่อยากจะจ่ายเงิน เช่น เวลาที่คนไข้รอพบแพทย์
หลังจากที่ได้ Cycle Time คุณจะเห็นลูกศรที่เป็นเส้นปะระหว่างขั้นตอนของกระบวนการที่เรียกว่า Push Arrow มันจะแสดงให้เห็นว่าเวลาคนไข้ผ่านขั้นตอนนั้นๆแล้ว เขาจะถูกนำไปสู่ขั้นตอนต่อไป ผู้เชี่ยวชาญในด้าน LEAN มักจะให้คำแนะนำว่ากระบวนการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นสามารถถูกออกแบบให้เปลี่ยนจาก Push Step ให้กลายเป็นการไหลแบบต่อเนื่องหรือ Pull Step แทน สามเหลี่ยมสีเหลืองข้างบนลูกศรที่เป็นลายปะแสดงเวลาที่คนไข้จะต้องรอในกระบวนการต่อไป ขั้นตอนพวกนี้เป็นขั้นตอนที่เป็น Non-Value Added สำหรับคนไข้
หลังจากที่ได้ร่างขั้นตอนทั้งหมดออกมาแล้ว คุณสามารถเริ่มสร้างแผนผังของทั้งกระบวนการออกมา ถึงแม้ว่า VSM จะสามารถร่างออกมาได้บนกระดาษ การที่เราจะใช้เครื่องมือที่ทรงพลังและเครื่องมือทางธุรกิจที่สามารถทำให้เห็นภาพแบบ Minitab Workspace หรือ Companion by Minitab นั้นจะสามารถทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น อย่างเช่นทั้ง Minitab Workspace และ Minitab Engage คำนวนและแสดงผลเป็นไทม์ไลน์ข้างล่าง VSM โดยอัตโนมัติ ซึ่งเวลาจะถูกบวกรวมกันเรื่อยๆจนได้ผลรวมของเวลาทั้งหมดของทั้งระบบ (หรือเรียกอีกอย่างว่า “Lead Time”) ซึ่งรวมผลสรุปข้อมูลแบบภาพรวม
หลังจากที่ร่างทั้งระบบหรือกระบวนการทั้งหมดเสร็จแล้ว เราจะสามารถสร้างแผนผังของอนาคต(Future State)ได้และอาจจะสร้างแผนผังหลายๆอันระหว่างปัจจุบันกับอนาคต สิ่งเหล่านี้จะสามารถนำไปสู่สิ่งที่สามารถปรับปรุงได้และหลังจากที่ลงมือทำหรือดำเนินการไป แผนผังในอนาคตจะกลายเป็นแผนผัง ณ ปัจจุบันซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการปรับปรุงคุณภาพของกระบวนการ
คุณจะปรับปรุงกระบวนการหรือแผนผังปัจจุบันได้อย่างไร?
มองหาสิ่งที่คุณสามารถปรับปรุง ลองมาปรับปรุงเปลี่ยนแปลงกระบวนการเคลื่อนย้ายผู้ป่วยกันดู การไหลอย่างต่อเนื่องหรือการเคลื่อนย้ายผู้ป่วยในกระบวนการโดยที่ไม่ต้องรอเลยเป็นกระบวนการในอุดมคติเป็นไปไม่ได้ ดังนั้นจึงแนะนำให้เปลี่ยนเป็นใช้แบบอื่นแทน เช่น First-in First-out (FIFO)
นำเสนออีกวิธีคือการดู Takt Time มันจะช่วยให้คุณได้ค่าที่บอกจังหวะความต้องการของผู้ป่วย ในกรณีนี้ค่า Takt Time แปลความได้ว่าจำนวนผู้ป่วยที่สามารถเข้ารับการรักษาได้จากช่วงเวลาพิจารณา ทั้ง Minitab Workspace และ Companion by Minitab สามารถคำนวนค่า Takt Time ให้ได้โดยอัตโนมัติ
หลังจากที่คุณได้ทำแผนผังในสถานะปัจจุบัน(Current State) และอนาคต(Future State)เสร็จแล้ว คุณสามารถนำสองอันนี้มาเปรียบเทียบกันและหาว่าจะดำเนินการเปลี่ยนแปลงอะไร ตัวอย่างนี้พบว่าขั้นตอนการคัดกรองและการจัดลำดับ/นัดหมายถูกรวมไว้เป็นขั้นตอนเดียวกันทำให้จำนวนผู้ป่วยที่ได้รับบริการน้อยลง ผู้ป่วยต้องการให้โรงพยาบาลรับรักษาจำนวนมากขึ้นและเร็วกว่านี้
หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Value Stream Map หรือการแสดงแผนภาพกระบวนการการดูแลสุขภาพโปรดดูโพสต์อื่น ๆ ของเรา:
- Combating COVID-19: How Adventist HealthCare is Using Process Maps to Fight Back and Keep Staff Safe
- Five Guidelines You Need to Follow to Create an Effective Value Stream Map
- Four More Tips for Making the Most of Value Stream Maps
พร้อมที่จะสร้าง Value Stream Map สำหรับกระบวนการการดูแลสุขภาพของคุณหรือยัง?
บทความต้นฉบับ : How to Use Value Stream Maps in Healthcare
ต้นฉบับนำมาจาก Minitab blog, แปลและเรียบเรียงโดยปณิธิ เสนีวงศ์ ณ อยุธยา
บริหารจัดการ SCM Blog โดยชลทิชา จำรัสพร, บริษัท โซลูชั่น เซ็นเตอร์ จํากัด ตัวแทน Minitab ในประเทศไทย
เพิ่มเติมเกี่ยวกับบริษัท Minitab
Minitab ช่วยให้บริษัทและองค์กรต่างๆ สามารถมองเห็นแนวโน้มของข้อมูล, แก้ปัญหาและค้นพบประเด็นสำคัญจากข้อมูลเชิงลึก โดยนำเสนอชุดโซลูชั่นที่ครอบคลุมทุกด้านและดีที่สุดสำหรับซอฟต์แวร์ในระดับเดียวกัน ที่ใช้สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลและการปรับปรุงกระบวนการ
ด้วยวิธีการที่เป็นเอกลักษณ์ และการนำเสนอซอฟต์แวร์และบริการแบบองค์รวม Minitab ช่วยให้องค์กรเข้าถึงกระบวนการตัดสินใจในส่วนที่ช่วยผลักดันให้เกิดความเป็นเลิศทางธุรกิจได้ดีขึ้น ความง่ายในการใช้งานที่โดดเด่นกว่าใครมีส่วนช่วยให้ Minitab สามารถทำให้การเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกเป็นเรื่องที่ง่าย ทีมงานของ Minitab ซึ่งประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญทางด้านการวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้ผ่านการอบรมมาเป็นอย่างเข้มงวด จะช่วยให้ผู้ใช้งานมั่นใจว่าจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากการใช้งานวิเคราะห์ข้อมูลและพร้อมที่จะให้คำปรึกษาตลอดเวลาที่ใช้งานเพื่อนำไปสู่การตัดสินใจที่ดีขึ้น รวดเร็ว และแม่นยำ
เป็นเวลากว่า 50 ปีที่ Minitab ได้ช่วยองค์การต่าง ๆ เพิ่มรายได้ ควบคุมและลดต้นทุน เพิ่มคุณภาพ เสริมสร้างความพึงพอใจของลูกค้า และเพิ่มประสิทธิภาพ ธุรกิจและองค์นับหมื่นทั่วโลกใช้ Minitab Statistical Software®, Companion by Minitab®, Minitab Workspace®, Salford Predictive Modeler® and Quality Trainer® เป็นเครื่องมือช่วยในการค้นพบและปรับปรุงความบกพร่องในกระบวนการ