บริษัทผลิตล้อ Maxion ตั้งอยู่ที่ Königswinter ประเทศเยอรมนี เป็นหนึ่งในบริษัทที่มีชื่อเสียงและเป็นที่น่าเชื่อถือในอุตสาหกรรมการผลิตชิ้นส่วนรถยนต์ บริษัทก่อตั้งขึ้นในปี 1908 และเป็นผู้ผลิตล้อที่ใหญ่ที่สุดในโลก และเป็นผู้ผลิตรายแรกในตลาดที่ผลิตผลิตภัณฑ์ carbon-neutral
ในฐานะองค์กรระดับโลกที่มีพนักงานที่มีภูมิหลังแตกต่างกัน บริษัท Maxion มีโครงการที่อยู่ระหว่างการดำเนินการมากกว่า 1500 โครงการ แต่ละโครงการจะเกี่ยวข้องกับ ความเป็นเลิศในการดำเนินงาน (operational excellence) การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (continuous improvement) วิศวกรรม (engineering) การลงทุนสร้างสินทรัพย์ระยะยาว (CAPEX) ห่วงโซ่อุปทาน (supply chain) เทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) และนวัตกรรม (innovation)
ผู้ดูแลโครงการที่ดำเนินการเกี่ยวกับความเป็นเลิศในการดำเนินงานของบริษัท Maxion คือ Emine Uslu ซึ่งมีตำแหน่งเป็นผู้จัดการฝ่ายความเป็นเลิศในการดำเนินงานระดับภูมิภาค ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา Emine พยายามปรับปรุงในเรื่องต่างๆ รวมถึงเพิ่มโครงการที่จะนำไปสู่การประหยัดต้นทุนและการส่งต่อมูลค่าให้กับลูกค้า
ความท้าทาย
บริษัท Maxion ไม่มีแพลตฟอร์มดิจิตัล (digital platform) ในการทำงานเพื่อใช้หาข้อมูลเชิงลึกในการนำไปใช้กับโครงการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและความเป็นเลิศในการดำเนินงาน
ก่อนปี 2018 บริษัทใช้ spreadsheets ในการติดตามการจัดการและการดำเนินการของโครงการต่างๆ
สถานการณ์เช่นนี้ทำให้เกิดความคืบหน้าที่ไม่ราบรื่นและสร้างช่องว่างระหว่างเวลาที่ข้อมูลต้องถูกดึงมาและเวลาที่มีการนำข้อมูลไปเสนอ ทำให้ผู้บริหารไม่ได้รับข้อมูลที่เป็นปัจจุบันอาจทำให้เกิดการตัดสินใจด้วยข้อมูลที่ไม่เป็นปัจจุบัน และอีกหนึ่งเหตุผลคือ spreadsheet ใช้ทรัพยากรในการจัดการและการบำรุงรักษาที่มากเกินไป
บริษัทใช้เอกสารสรุปโครงการ (Project Charter) ที่เป็นแบบฟอร์มที่มีอยู่ใน Excel ซึ่งไม่ได้เป็นมาตรฐานที่เหมาะสมกับการทำงานของบริษัท จึงไม่เป็นที่นิยมสำหรับโครงการในนำมาใช้เพื่อแบ่งปันข้อมูลกัน
ทีมทำงานใช้ตัวชี้วัดหลายแบบในการติดตามทำให้ประหยัดมากขึ้น รวมถึงใช้เครื่องมือหรือวิธีการที่แตกต่างกันในการติดตามค่าดัชนีชี้วัด ซึ่งงานที่กล่าวมาข้างต้นนี้ล้วนทำด้วย Excel ที่มีรูปแบบแตกต่างกันมากมายจนไม่สามารถสร้างหรือนำกลับมารวมกันได้ในตอนท้าย
ไม่มีการทำงรายงานที่เป็นปัจจุบัน หลังจากที่มีการเก็บข้อมูลจะต้องมีการลงมือทำรายงานผลลัพธ์ด้วยตัวเองใน Excel ซึ่งมักจะเกิดข้อผิดพลาด ด้วยเหตุผลนี้บริษัทจึงตัดสินใจที่จะทำการเปลี่ยนแปลง
บริษัทจำเป็นต้องหาวิธีการที่สามารถทำให้มองเห็นสิ่งที่เกิดขึ้นในทันที และสามารถเข้าถึงผลลัพธ์ต่างๆของโครงการ โดยรายงานผลลัพธ์ควรมีตัวชี้วัดที่มีประโยชน์และมีความสอดคล้องกันเพื่อให้เป็นประโยชน์ต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในทุกส่วนขององค์กร สิ่งสำคัญที่บริษัทต้องการคือหาทางทำงานที่มีประสิทธิภาพ ลดการเกิดของเสียเพื่อทำให้เกิดการลดต้นทุน รวมถึงได้แพลตฟอร์มการจัดการโครงการที่เป็นมาตรฐานของบริษัทอีกด้วย
วิธีการแก้ไข
เพื่อให้ได้ตัวชี้วัดที่ชัดเจนแนวคิดที่จำเป็น คือ การจัดการเก็บข้อมูลไว้ในที่เดียวเพื่อให้เกิดการตรวจสอบอย่างมีระเบียบและนำไปสู่การตัดสินใจด้วยข้อมูล ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่จะนำมาพิจารณาหาวิธีการลดของเสียและทำให้เกิดการลดต้นทุนเพิ่มเติมให้กับลูกค้า
เมื่อบริษัทเริ่มใช้ Minitab ที่เป็นโปรแกรมด้านสถิติมาใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูล ทำให้การทำโครงการต่างๆเกิดผลสัมฤทธิ์ที่เพิ่มขึ้น และเมื่อบริษัทเริ่มใช้ Minitab Engage ในการบริหารโครงการ (project management) โดยนำมาใช้ในการดำเนินโครงการและการติดตามผลการดำเนินโครงการ
ในปี 2018 ช่วงที่บริษัททำโครงการนำร่องด้วยการใช้ Minitab Engage บริษัทต้องการดูว่า Minitab Engage สามารถช่วยสร้างมาตรฐานของเทมเพลตให้กับการบริหารโครงการได้อย่างไร สามารถช่วยหาเครื่องมือสำหรับการทำ Lean Six Sigma ได้อย่างไร และ สามารถปรับปรุงสถานะของโครงการให้ทันท่วงทีได้อย่างไร เพราะทั้งหมดจะส่งผลต่อการปรับปรุงประสิทธิผลของการทำงาน และฝ่ายบริหารพบว่า Minitab Engage มีส่วนช่วยในเรื่องต่างๆอย่างมากจึงได้ถูกนำมาใช้อย่างเป็นทางการในปี 2019
สำหรับ บริษัท Maxion การบริหารโครงการจะเริ่มจากแนวคิดที่ว่าสามารถปฏิเสธหรืออนุมัติและพัฒนาได้ ด้วยการทำงานของ Minitab Engage ไม่ว่าโครงการจะมีขนาดใหญ่แค่ไหน ทีมงานจะยังสามารถติดตามการดำเนินงานทั้งหมดและวัดความคืบหน้าในรูปแบบที่เหมาะสม เช่น DMAIC, Just Do It, หรือ DFSS
ทีมงานที่ดำเนินโครงการต่างของบริษัท Maxion จะทำรายงานและติดตามความคืบหน้าโครงการของตนเองด้วย Minitab Engage โดยมีโครงสร้างพื้นฐานบน cloud ในการทำงานของ Engage จะมีการรวบรวมข้อมูลอัตโนมัติ และทำการสร้าง online dashboard เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ และทำให้เกิดการร่วมมือกันทำงานในท้ายที่สุด
ผลลัพธ์
บริษัท Maxion มีการเพิ่มการใช้งาน Minitab Engage อย่างต่อเนื่องในช่วง 5 ปีที่ผ่านมา และเมื่อเร็วๆนี้ บริษัทยังมีการบริหารโครงการจำนวน 1600 โครงการด้วย Minitab Engage โดยมีผู้ใช้งาน 1500 คน และผู้ดูแลระบบ 237 คน
เนื่องจากผู้ดูแลระบบใน Engage สามารถมองเห็นรายงานทั้งหมดได้ทันที ทำให้ผู้บริหารของบริษัทสามารถดำเนินการเชิงรุกที่จำเป็นได้อย่างทันท่วงที ตั้งแต่ใช้ Engage ทีมงานไม่จำเป็นต้องมาเสียเวลาในการดึงข้อมูลเองเนื่องจากข้อมูลและรายงานทั้งหมดจะมีการปรับปรุงให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ ทำให้หัวหน้าของแต่ละทีมตรวจสอบการทำงานของทีมและเพิ่มการสื่อสารเพื่อทำให้ทีมงานได้อย่างมีประสิทธิผลเพิ่มขึ้น
ผลลัพธ์ที่เกิดจากการทำงานอย่างหนักของพวกเขา วัตถุประสงค์หลักเรื่องความเป็นเลิศในการทำงานของบริษัท Maxion เพื่อทำให้เกิดความมีส่วนร่วมในการปรับปรุงประสิทธิผลของการผลิตประจำปีซึ่งวัดจากต้นทุนการดำเนินงานเฉลี่ยต่อหน่วย ก่อนหน้าการใช้ Engage ทีมงานได้ผลลัพธ์ของการปรับปรุง คือ ประหยัดต้นทุนได้ 6.8% ในแต่ละปี แต่เมื่อมีการใช้ Minitab Engage เป็นระบบหลักร่วมกับ Global Operational Excellence and Quality Digital Framework ในการทำโครงการ ทีมงานได้เพิ่มการประหยัดรายปีมากกว่า 19% ทำให้ประหยัดได้ 8.1% ในแต่ละปีหลังจากนั้น
Dashboard ที่ Minitab Engage นำเสนอมีการปรับให้เหมาะสมกับดัชนีชี้วัดของบริษัท ในการประชุมเรื่องประสิทธิผลการทำงานรายเดือน ทีมผู้บริหารระดับกลางและสูงจะมีการทบทวนค่าดัชนีสำคัญ ทำให้เพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารและเรื่อง ROI เพราะมีการใช้ Engage ในการดำเนินงานทำให้บริษัทดำเนินงานได้ตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ เพิ่มการผลิต และ ลดต้นทุนสำหรับผู้บริโภค
ในแต่ละปีบริษัทจะจัดพิธีมอบรางวัล Maxion Team Awards (MTA) ให้กับทีมที่มีผลการทำงานยอดเยี่ยม โดยจะมีการพิจารณาทีมต่างๆ คือ ทีมความเป็นเลิศในการดำเนินงาน ทีมผลิต ทีมบริหาร และทีมสนับสนุน แต่ละทีมจะแข่งขันหาความเป็นที่สุดในหมวดการทำงานของตนเอง จะมีรายการการตรวจสอบความสมบูรณ์ของโครงการ โครงสร้างทางการเงิน และผลลพธ์สุดท้ายที่อยู่ในรายงานที่จัดทำโดย Minitab Engage ทำให้เกิดการตัดสินใจด้วยข้อมูลว่าผู้ใดควรเป็นผู้ชนะ
สำหรับบริษัท Maxion การใช้งาน Minitab Engage ส่งผลให้ประหยัดต้นทุน เวลา ทำให้เกิดการบริหารโครงการที่โปร่งใสและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
บทความต้นฉบับ : Maxion Wheels Boosts Continuous Improvement Cost Savings by 19% Annually With the Help of Minitab Engage
ต้นฉบับนำมาจาก Minitab Case Study, แปลและเรียบเรียงโดยสุวดี นำพาเจริญ,
บริหารจัดการ SCM Blog โดยชลทิชา จำรัสพร บริษัท โซลูชั่น เซ็นเตอร์ จํากัด ตัวแทน Minitab ในประเทศไทย
เพิ่มเติมเกี่ยวกับบริษัท Minitab
Minitab ช่วยให้บริษัทและองค์กรต่างๆ สามารถมองเห็นแนวโน้มของข้อมูล, แก้ปัญหาและค้นพบประเด็นสำคัญจากข้อมูลเชิงลึก โดยนำเสนอชุดโซลูชั่นที่ครอบคลุมทุกด้านและดีที่สุดสำหรับซอฟต์แวร์ในระดับเดียวกัน ที่ใช้สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลและการปรับปรุงกระบวนการ
ด้วยวิธีการที่เป็นเอกลักษณ์ และการนำเสนอซอฟต์แวร์และบริการแบบองค์รวม Minitab ช่วยให้องค์กรเข้าถึงกระบวนการตัดสินใจในส่วนที่ช่วยผลักดันให้เกิดความเป็นเลิศทางธุรกิจได้ดีขึ้น ความง่ายในการใช้งานที่โดดเด่นกว่าใครมีส่วนช่วยให้ Minitab สามารถทำให้การเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกเป็นเรื่องที่ง่าย ทีมงานของ Minitab ซึ่งประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญทางด้านการวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้ผ่านการอบรมมาเป็นอย่างเข้มงวด จะช่วยให้ผู้ใช้งานมั่นใจว่าจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากการใช้งานวิเคราะห์ข้อมูลและพร้อมที่จะให้คำปรึกษาตลอดเวลาที่ใช้งานเพื่อนำไปสู่การตัดสินใจที่ดีขึ้น รวดเร็ว และแม่นยำ
เป็นเวลากว่า 50 ปีที่ Minitab ได้ช่วยองค์การต่าง ๆ เพิ่มรายได้ ควบคุมและลดต้นทุน เพิ่มคุณภาพ เสริมสร้างความพึงพอใจของลูกค้า และเพิ่มประสิทธิภาพ ธุรกิจและองค์นับหมื่นทั่วโลกใช้ Minitab Statistical Software®, Companion by Minitab®, Minitab Workspace®, Salford Predictive Modeler® and Quality Trainer® เป็นเครื่องมือช่วยในการค้นพบและปรับปรุงความบกพร่องในกระบวนการ